e-HR,也称为人力资源e化,是基于信息技术,将信息管理与人力资源管理相结合。20世纪90年代,数据库技术与互联网技术的结合应用,推动了企业人力资源管理的变革与发展。企业通过建立人力资源管理信息系统,作为内部人力资源管理的平台,以改善与优化人力资源管理工作。
大多数e-HR系统供应商以及企业人力资源部门将e-HR对人力资源管理的影响归纳为下列三个层面。首先,提升人力资源管理的工作效率。员工考勤、薪资福利的计算、员工信息的处理等事务性工作从繁琐冗重的手工操作中解放出来,工作时间缩短,准确率也大大提高。PAUL的研究指出一家公司利用ESS系统后的薪资结算效率提高了80%(PAUL,2005)。其次,规范人力资源部门的业务流程。招聘流程、业绩评估流程、培训流程等在系统中被格式化、程序化,业务流经的相关部门被系统程序所引导,不但提高效率,而且降低了工作中的随意性。第三,通过终端为员工提供自助服务,如修改自己的个人信息,在线申请休假或选择培训课程等。
e-HR在上述三个层面的作用,基本上都是以工作效率为中心,且围绕人力资源部门的工作方式而进行改变。因此,e-HR的应用更多地是被约束在人力资源部门。华信惠悦针对2003-2004大中华区运营的289家公司电子人力资源管理的调查表明,“e-HR系统78%用于薪资发放流程或工资单信息,76%用于人事行政管理,66%用于出勤管理,91%用于发布静态的人力资源信息”。
对e-HR的宣导不能仅仅集中在人力资源管理工作方式的变化及其所带来的效率与成本,更应该关注其在人力资源管理的核心上所造成的影响。人力资源管理的核心并不是人力资源部门或专员,而是人力资源本身,即企业的员工。因此,本文尝试从内部员工关系的视野来分析e-HR所带来的影响。
所谓内部员工关系,是指有别于雇主与雇员关系的,企业内部运作中的员工之间的关系,既包括员工个体之间的关系,也包括员工群体之间的关系。
员工个体之间的关系好坏,在很大程度上将受到员工之间沟通方式的影响。在传统的员工关系沟通机制下,信息的沟通大部分是通过员工个人来进行传递的,这就容易造成因个人的感情心理等因素而破坏沟通的效果,从而影响了员工关系。尤其是在层级与职能的沟通关系基础上,原本工作的矛盾可能演变成员工个人之间的矛盾。一种比较典型的情形是:当下级送给直接上级的工作报告未给予反馈,下级出于效率考虑有时会将工作报告送至更高一级的上司处理。这就形成了越级上报,使得该下级与直接上级,以及直接上级与更高一级的上司之间产生猜疑、反感等不良情绪,从而破坏了他们之间的人际关系。另一种典型的情形是:当两个部门的员工在工作协作中产生矛盾或不能达成一致的解决意见,一般程序上会向共同的领导汇报,由领导决策。但在实际工作中,往往存在向领导汇报的先后顺序,如果领导这时产生了“先入为主”的偏见,后面汇报的员工就可能有不公平感的心理,并对先汇报的员工产生误解甚至怨恨,由此两位员工以后的工作合作将逐步恶化。
在e-HR系统下,对于上述第一种情形,员工可以通过e-HR系统提交工作报告,每份提交的报告都自动附一个“最后期限”,如果上级在“最后期限”前没有及时处理这个报告,报告会自动发送至更高一级的管理者去处理。这一流程既提高了工作处理的效率,也将原先可能会造成一种越级上报的异常行为,转变成为一种程序化的正常行为,消除了由于越级或越权而产生的人际关系冲突。对于上述第二种情形,员工通过e-HR系统提交的工作报告中,将会被要求加注“事项关键词”、“相关人员”,系统会自动将该报告转发给“相关人员”,并将“事项关键词”相同的报告排列在一起,由此“相关人员”会及时拟发报告,领导也基本上会同时看到两份报告,从而较大程度地避免了 “一面之词”或“先入为主”。 因此在e-HR系统下,由于系统的强制规定与自动操作机制弱化或消除了工作过程中人为因素的影响,也就避免了员工将工作上的矛盾转变为员工个人的意见或冲突。
内部员工关系的另一个重要表现方面是员工、直线经理与人力资源部门之间的关系。在传统的人力资源管理下,人力资源部门与员工的关系更多地是管理与被管理的关系。员工基本上处于被动的角色,很多员工不关心、也不熟悉公司的人事政策,临到请假或核算工资时,才向人力资源部询问相关的政策规定。另一方面,很多人力资源部门制定相关政策并发文颁布后,并没有认真地就政策的相关内容对员工进行宣传、讲解,也是当有员工碰到政策中所规定的情形时,才就事论事地加以应用。以对员工利益最大的培训与职业发展来说,很多公司会制订政策鼓励员工,如有些公司鼓励员工自学,凡考取新的学位或职称后,到人力资源部门备案,就可以获得一定的津贴以及今后在晋升上的优先考虑。但在实际操作中,很多员工不会主动到人力资源部门备案。也有些公司规定每年给予员工一定的费用额度让员工参加外部培训,具体由员工申请报公司批准。但最终提出申请的员工并不是很多。为什么会产生这样的情况,究其原因,人力资源部门更多地被员工视为一个行政衙门,在正常的情况下,员工是宁愿不与该衙门打交道的。
另一方面,虽然传统的人力资源管理也倡导直线经理对其下属员工管理,但实践中,除去业务之外,直线经理只是处理假期考勤、考核等例行的事务,而很少到人力资源部门查询下属员工的人事资料,或者主动与人力资源部门商谈下属员工的职业发展。直线经理对员工的管理也是被动的,是回应人力资源部门的组织或者下属员工的申请而被动地作出机械式的反应。
因此,传统的人力资源管理下,员工、直线经理、人力资源部门三者间的关系被层级与职能划分所隔阂。
借助于网络以及信息系统,e-HR提供了自助式的操作平台。在该平台上,员工可以通过信息终端浏览器,在一定的范围内实时查看人事信息或参与人事管理过程。员工所能查看的内容或参与人事管理过程的范围,是由根据员工的不同职能与层级,所赋予的相应授权而定。人力资源部先在信息系统内发布相关人事信息,并设定好人事业务在线处理流程。一般员工可在线查看企业规章制度、内部招聘信息、个人考勤休假情况、企业文化宣传,直线经理可在授权范围内在线查看所有下属员工的人事信息。上述信息的交流基本上无需经过人力资源部门,给了员工与直线经理较大的开放空间。在人事业务处理上,员工也不必亲自跑到人力资源部门,而是在网络终端上进行操作。如提交请假或休假申请、选择内部培训课程、更新个人资料。同时直线经理也可以在线审批员工的请假、培训申请、考勤、转正、调动、离职,并可在线向人力资源部提交招聘、培训计划、员工考核成绩。由此可见,e-HR系统的自动流程与开发的空间相结合,促进了员工、直线经理与人力资源部门之间的信息交流。
但是,e-HR同样存在双刃剑效应。e-HR系统通过避免员工、直线经理与人力资源部门的直接接触,以淡化他们内心对人力资源部门作为行政衙门的防御心理,而促进信息交流。这种信息交流只能局限于表面层次的信息,却因缺乏面对面的沟通,疏远了内心与情感的交流,而了解员工内心的真实需求与想法并培养与员工的感情,却正是人力资源部门开展工作的立足之本。
e-HR提高了企业人力资源工作的效率,并降低了成本。但对e-HR的认识与宣扬并不能局限在效率与成本方面。企业应更注重e-HR对内部员工关系的影响。毕竟,企业的核心不是人力资源工作,而是人力资源本身。